2. Diágnostico y análisis situacional

El primer paso para construir un plan de comunicación interna sólido y pertinente es realizar un diagnóstico cuidadoso de la situación actual. Esta etapa permite comprender cómo fluye la información dentro de la organización, qué prácticas ya existen, cuáles son los puntos críticos y cuáles las oportunidades de mejora.

2.1. Un proceso que requiere tiempo, enfoque y colaboración 

El diagnóstico no debe verse como un trámite, sino como una fase crucial del proceso. En la medida en que se logre recopilar información precisa y representativa, el plan podrá dar una mejor respuesta a las verdaderas necesidades del equipo. Por eso, es importante dedicar el tiempo necesario y utilizar las herramientas adecuadas para el contexto de cada organización.

2.2. Herramientas adaptadas a cada realidad

El diagnóstico puede realizarse con diferentes tipos de herramientas, que pueden ser tanto tecnológicas (como formularios en línea, encuestas digitales, software de mapeo de procesos) como manuales o presenciales (entrevistas cara a cara, dinámicas en talleres, observación directa, buzones de sugerencias, etc.).

La elección de los instrumentos dependerá de:

• El tamaño de la organización

• El nivel de acceso y uso de tecnología

• El tiempo disponible

• La cultura organizacional

• Las capacidades técnicas del equipo que lidere el proceso

Lo importante no es usar todas las herramientas posibles, sino identificar las que realmente se adapten a la realidad de la organización.

2.3. Involucrar a diferentes niveles y áreas

Para que el diagnóstico sea representativo, es necesario involucrar a diferentes áreas, departamentos o equipos de trabajo, y también a distintos niveles jerárquicos. La participación de personas de base, mandos medios y liderazgos formales es clave para construir una visión integral.

Además, es recomendable contar con el respaldo de la junta directiva, el equipo de dirección o la persona responsable de liderar la organización. Su involucramiento no solo da legitimidad al proceso, sino que facilita el acceso a la información, promueve la participación del equipo y permite contar con la aprobación para aplicar cambios posteriormente.

2.4. Algunas sugerencias para recopilar información

Sabemos que muchas organizaciones, especialmente las de base o con estructuras reducidas, cuentan con poco personal y recursos limitados. Por eso, esta guía no busca abrumar ni imponer una estructura rígida, sino ofrecer orientaciones flexibles que puedan adaptarse a diferentes contextos.

No se trata de saltarse pasos por ser una organización pequeña, pero tampoco de sentirse obligado a cumplir con todos los elementos si no es posible. La clave está en entender la realidad de tu organización y optimizar lo que ya tienes.

Tanto si cuentas con un equipo de comunicación como si esta tarea recae en una sola persona, es posible realizar un diagnóstico útil y pertinente. Lo importante es elegir estrategias e instrumentos que se ajusten a tus capacidades y que te permitan obtener información relevante para la toma de decisiones.

Aquí algunas formas prácticas de recopilar datos:

• Encuestas al personal: Pueden ser digitales (Google Forms, Microsoft Forms) o físicas, con preguntas breves y claras sobre los canales que usan, barreras que enfrentan o sugerencias que tienen.
• Entrevistas semiestructuradas: Con personas clave: liderazgos formales e informales, personal con más tiempo en la organización o de distintas áreas funcionales.
• Talleres o espacios participativos: A través de dinámicas sencillas se puede obtener información valiosa sobre cómo fluye la comunicación, qué funciona y qué no.
• Observación directa y revisión de canales existentes: Leer correos, observar reuniones, ver cómo se transmiten los avisos. A veces la práctica dice más que el discurso.
• Mapeo básico de flujos de información: Identificar de manera visual cómo se da la comunicación entre áreas, en qué momentos se produce y dónde suele haber bloqueos.
• Revisión documental: Examinar actas, manuales, mensajes internos, pizarras, redes internas… todo lo que ya se produce como parte del trabajo cotidiano.
• Buzones de sugerencias (físicos o digitales): Útiles para recoger opiniones espontáneas o anónimas sobre cómo mejorar la comunicación.

El propósito del diagnóstico no es alcanzar una perfección metodológica, sino construir una base realista que oriente el plan. Cada organización puede ajustar el enfoque, la profundidad y los tiempos según sus posibilidades, sin perder de vista el valor de esta etapa.